Кожен бізнес електронної комерції прагне збільшити продажі, вкладаючи всі свої зусилля в оптимізація сторінки товару . Але вони схильні забувати, що після покупки саме обробка замовлень, комунікація та досвід визначають повторні покупки.
Таким чином, незалежно від того, чи обробляєте ви сотні замовлень на день чи лише кілька, ефективна та безперебійна обробка замовлень є ключовою. Це дозволяє вам залишатися організованим, будувати довіру та постійно розвивати свій бізнес.
У цьому посібнику ви дізнаєтеся все, що вам потрібно знати про робочий процес обробки замовлень Shopify. Від основ та функціональності до особливостей та проблем, ми допоможемо вам використовувати його на повну.
Що таке обробка замовлень Shopify?
Обробка замовлень Shopify — це послідовність кроків від оформлення замовлення клієнтом до моменту його доставки до його дверей.
Шлях починається, коли клієнт завершує покупку у вашому магазині. Shopify автоматично записує деталі замовлення, підтверджує оплату та повідомляє вас, що замовлення готове до виконання.
Після вибору правильних товарів, їх сортування, ретельного пакування та відправлення настає останній і найважливіший етап — успішна доставка, яка завершує цикл обробки замовлення.
Однак, давайте рухатимемося крок за кроком.
Чому важлива обробка замовлень?
Точна та швидка обробка замовлень гарантує, що ваші клієнти отримають саме те, що вони замовили, вчасно. Відповідно, кожна помилка, затримка чи плутанина шкодить репутації вашого бренду.
Але це лише верхівка айсберга.
Без ефективної системи управління замовленнями Shopify ви отримаєте надлишок запасів, перевитрати та витратите більше на робочу силу через неефективне пакування замовлень. Що ще гірше, ви втрачаєте гроші та відчужуєте клієнтів.
На щастя, Shopify пропонує інструменти автоматизації, функції управління запасами та інтеграцію зі сторонніми розробниками, щоб запобігти цьому.
Давайте подивимося, як це насправді працюватиме та як ви можете оптимізувати кожен процес.
Етапи обробки замовлень у Shopify
Щоб забезпечити найкращий досвід покупок, вам потрібно знати та швидко орієнтуватися на всіх етапах робочого процесу обробки замовлень у Shopify.
Це допоможе вам уникнути помилок, швидко реагувати та оптимізувати ваші операції.
1. Розміщення замовлення
Shopify автоматично створює нове замовлення у вашій адміністративній панелі, коли клієнт завершує оформлення замовлення. Після збору даних клієнтів, інформації про продукт та підтвердження платежу Shopify надсилає клієнту електронний лист із підтвердженням замовлення.
Кожен електронний лист містить номер замовлення, огляд продукту, дані про доставку та виставлення рахунків. Однак ви також можете додати сюди посилання для відстеження, щоб клієнти могли безпосередньо відстежувати етапи обробки замовлення.
Примітка: на цьому етапі ви також можете розміщувати замовлення від імені клієнтів . Shopify виконує ті самі кроки для їх повідомлення.
2. Комплектація товарів
Після розміщення замовлення час перейти до наступного кроку — комплектації товарів. Це перший і, безумовно, найважливіший крок у процесі виконання замовлення Shopify. Чому?
Може здатися, що вам просто потрібно зібрати замовлені товари з полиці. Але насправді багато чого може піти не так саме на цьому етапі.
Товар може бути втрачений або мати неправильну етикетку. Ще гірше, ви можете просто випадково переплутати замовлення.
Отже, ваше завдання — зробити етап комплектації якомога простішим. Залежно від розміру вашого складу та обсягу замовлень, на цьому етапі можна використовувати три стратегії комплектування.
Комплектування поштучно: комплектування одного замовлення, коли хтось ходить по складу, збираючи товари для одного замовлення за раз. Цей підхід є найпростішим. Він найкраще підходить для малого бізнесу з невеликими обсягами замовлень.
Ймовірність упакування неправильних товарів тут дуже низька, і навчання нового персоналу не займає багато часу.
Комплектування партій: комплектувальник збирає товари для кількох замовлень одночасно, переміщаючись по складу, що ідеально підходить для великих складів.
Цей метод скорочує час комплектування, але вимагає сортування товарів після їх збору. На цьому етапі слід бути Extra обережним, щоб не переплутати замовлення.
Зональний комплектування: тут склад поділено на різні зони з призначеним комплектувальником, який відповідає за певну ділянку. Кожен комплектувальник збирає товари лише зі своєї зони та передає замовлення наступному, доки воно не буде завершено.
Цей підхід найбільше підходить для великих складів з великою різноманітністю товарних позицій та великими замовленнями. Він також вимагає координатора для зв'язку всіх зон та перевірки готовності замовлення до пакування та відправлення.
3. Сортування
Після того, як товари зібрано, настає час сортувати їх між замовленнями. Тут ви також можете використовувати деякі стратегії для спрощення робочого процесу.
Замість того, щоб обробляти замовлення по одному, ви можете групувати їх за спільними характеристиками.
Замовлення з однаковими товарами. Якщо різні клієнти замовили однакові товари, кількості або набори, краще комплектувати та сортувати такі замовлення разом.
Наприклад, якщо 10 замовлень містять одну й ту саму футболку, ви можете вибрати всі 10 з полиці одночасно та потім відсортувати їх за окремими замовленнями.
Це економить багато часу, оскільки вам не потрібно ходити туди-сюди, щоб отримати ті самі товари.
Замовлення з однаковими вимогами до пакування. Ваші товари можуть відрізнятися за розміром, вагою та вимогами до пакування. Тому корисно групувати їх, щоб витрачати менше часу на перемикання між пакувальним матеріалом та розміром коробки.
Замовлення з однаковим способом доставки. Якщо ви пропонуєте різні способи доставки, таке сортування спростить маркування та знизить ризик неправильного відправлення посилок.
Однак не застосовуйте ці стратегії окремо. Поєднуйте їх, щоб мінімізувати помилки та пришвидшити весь процес сортування.
4. Пакування
На цьому етапі ваш обов'язок — перевірити, чи відповідають відсортовані товари правильному порядку.
Наступний крок — перевірити товари, щоб уникнути відправлення чогось пошкодженого, зламаного або відсутнього. Якщо ви помітили будь-які проблеми, товар слід замінити перед пакуванням.
Після перевірки якості оберіть правильні пакувальні матеріали залежно від розміру, ваги та крихкості предметів, щоб забезпечити доставку.
Нарешті, додайте до посилки додаткові матеріали (такі як подяки, інструкції щодо повернення, промокоди або купони), позначте її та запечатайте.
Тепер ваша посилка готова до перевезення.
5. Доставка та відправлення
Залежно від ваших ресурсів, місцезнаходження та партнерства з доставки, існує три основні варіанти доставки.
Перший - це місцева доставка для клієнтів, які живуть поблизу. Це дозволяє вам залишати замовлення безпосередньо у клієнта та швидко здійснювати доставку.
Наступний варіант - доставити посилки до місцевих поштових відділень або інших пунктів перевезення. Цей варіант дуже поширений для малого та середнього бізнесу.
І останній варіант — це коли ви плануєте щоденні забори з перевізниками. Це особливо корисно, якщо ви маєте справу з великою кількістю замовлень. У цьому випадку вам не потрібно думати про логістику. Перевізники приїжджають до вас.
Здається, ви закінчили, чи не так? Насправді доставка — це не останній етап обробки замовлення в Shopify.
6. Підтримка після доставки
Навіть якщо ми робимо все можливе, щоб цього уникнути, іноді доставки затримуються, і клієнти незадоволені. У цьому випадку чітка комунікація та ваша швидка реакція мають найбільше значення.
Важливо забезпечити найкращу можливу підтримку, щоб побудувати довготривалі стосунки або принаймні уникнути катастроф.
І Shopify підтримує вас у цьому. Він дозволяє вам оптимізувати повернення, обмін або відшкодування коштів за допомогою вбудованої системи авторизації повернення товарів (RMA) або сторонніх додатків.
Порада професіонала: ви можете увійти до облікових записів клієнтів у Shopify надати швидку та надійну допомогу звідти.
Стратегії та проблеми виконання замовлень Shopify
Як ми вже згадували, обробка замовлень передбачає більше адміністративних та підготовчих завдань. Вона стосується платежів, оновлення запасів, перевірки деталей та статусу замовлення, управління документацією повернення тощо.
Виконання замовлень, з іншого боку, є радше фізичним процесом, підготовкою та доставкою товарів вашим клієнтам.
Залежно від типу магазину, обсягів доставки, місцезнаходження та можливостей вашої команди, існує 6 різних стратегій виконання замовлень Shopify.
Внутрішнє виконання замовлень
Згідно з цією стратегією, зберігання запасів, комплектація товарів, пакування та доставка здійснюються лише вашою командою. У цьому випадку ви маєте повний контроль над усіма процесами, можете додавати брендинг та персоналізацію до упаковки.
Це найкраще підходить для малого бізнесу з невеликими обсягами замовлень. Але будьте готові, що це пов'язано з витратами на оплату праці та складські витрати, які можуть бути досить високими.
Виконання замовлень стороннім постачальником
Виконання замовлень стороннім постачальником ідеально підходить для тих, хто готовий масштабувати свій бізнес або мати справу з великими обсягами продажів.
У цьому випадку ви відправляєте запаси на склад 3PL-провайдера, де вони зберігають, пакують та відправляють від вашого імені. За це ви платите комісію за кожен відібраний та упакований товар.
Однак забудьте про індивідуальну упаковку чи остаточні штрихи бренду. Крім того, що робити, якщо станеться помилка? Хто відповідає? Ось що слід врахувати заздалегідь.
Дропшиппінг
Тут ви продаєте товари, фізично не маючи їх на складі. Ви просто пересилаєте замовлення своєму виробнику, а вони виконують його та відправляють вашому клієнту.
Дуже зручно, чи не так?
Але зачекайте. Затримки доставки є поширеними для цієї моделі виконання замовлень, а швидких та надійних постачальників досить важко знайти.
Крім того, ви можете отримати низьку норму прибутку, оскільки маєте обмежений контроль над якістю продукції.
Розподілене виконання замовлень
Розподілене виконання замовлень, або стратегія кількох складів, дозволяє вам зберігати запаси в кількох центрах виконання замовлень, розподілених між центрами ваших клієнтів.
У цьому випадку замовлення відправляються на склад, який знаходиться найближче до місцезнаходження вашого клієнта. Отже, це дозволяє вам забезпечити найшвидшу можливу доставку.
Однак, вам потрібно розробити складні системи управління запасами та замовленнями, щоб точно відстежувати кількість товарів та оптимізувати обробку замовлень у Shopify.
Крім того, подумайте про витрати на утримання всього цього. Ця модель підходить не для кожного бізнесу.
Омніканальне виконання замовлень
Якщо ви хочете забезпечити своїм клієнтам велику гнучкість та зручність, використовуйте омніканальну стратегію виконання замовлень. Вона дозволяє вам виконувати замовлення з різних джерел — звичайного магазину, інтернет-магазину, соціальних мереж тощо.
Це означає, що ваш клієнт може замовити щось онлайн, але забрати або повернути товар до фізичного магазину.
Незважаючи на складне відстеження запасів, необхідну інтеграцію технологій (POS, OMS, WMS) та високі витрати на координацію, ваш бренд буде асоціюватися з першокласним сервісом.
Гібридне виконання замовлень
Це поєднання двох або більше стратегій виконання замовлень, які ви обираєте для оптимізації витрат, отримання більшого контролю та масштабування свого бізнесу.
Наприклад, якщо ви продаєте важке спортивне спорядження та спортивні товари, ви можете поєднати модель виконання замовлень для одягу з дропшиппінгом для великогабаритного спорядження.
Речі, що впливають на обробку замовлень у Shopify
Хоча Shopify займається обробкою замовлень, ви займаєтеся виконанням, але щось все одно може стати на заваді. Ось чому важливо враховувати кілька факторів щодо обробки замовлень у Shopify.
Продукти, які ви продаєте
Дійсно, типи продуктів, які ви продаєте, впливають на всю систему управління замовленнями Shopify. Тільки уявіть собі різницю у зберіганні, упаковці та доставці таких продуктів, як скляний посуд, продукти харчування, меблі, електроніка чи квіти.
Кожна категорія створює різні труднощі для вашої команди. Тому ваше завдання — адаптувати всю систему до ваших потреб, щоб забезпечити безперебійну роботу на кожному етапі.
Розмір продукту
Такі предмети, як взуття, одяг, канцелярське приладдя чи косметика, можна легко зберігати, упаковувати та відправляти. У багатьох випадках вам просто потрібно покласти їх у коробки та надрукувати транспортні етикетки.
Однак подумайте про такі товари, як меблі, велика побутова техніка або будівельні матеріали. Управління ними зовсім інше, чи не так? Вам потрібно мати спеціальне обладнання, просторий склад і добре навчену команду, щоб правильно все обробляти.
Також, якщо ви продаєте великогабаритні або важкі товари, обов’язково повідомте клієнтів про вашу політику доставки та повернення. Іноді люди не усвідомлюють, наскільки дорого компанії доставляти або приймати назад великогабаритні товари.
Сезонність
Якщо попит на вашу продукцію змінюється залежно від пори року, вам потрібно бути готовим до кожного насиченого сезону.
Вам потрібно заздалегідь запастися, найняти більше людей для обробки обсягу замовлень або змінити всі стратегії комплектування та сортування.
В іншому випадку ви можете зіткнутися з перевантаженим персоналом, дефіцитом запасів, затримками відвантажень і, що ще гірше, — незадоволеними клієнтами.
Отже, якщо ви хочете надавати відмінний сервіс, враховуйте ці фактори, щоб відповідно адаптувати свій робочий процес.
Операційні витрати
Безсумнівно, ваші фінансові можливості безпосередньо впливають на те, наскільки добре ви структуруєте процес виконання замовлень.
Управління площею магазину, витратами на оплату праці, програмними системами, пакувальним приладдям та логістикою доставки вимагає багато ресурсів.
Ваше завдання — зрозуміти потреби вашого бізнесу, розробити власну стратегію та вирішити, чи інвестувати в автоматизацію, чи залучати сторонніх постачальників для скорочення витрат.
Ефективність робочого процесу
Інтеграція Shopify з різними інструментами управління запасами та доставкою автоматизує багато аспектів процесу виконання замовлень.
Не соромтеся скорочувати кількість ручних кроків та мінімізувати помилки, впроваджуючи ефективні системи управління складом. Це не тільки заощадить час, але й підвищить точність обробки замовлень у вашому магазині.
Поради щодо покращення обробки замовлень у Shopify
Окрім інструментів та сторонніх додатків, існують деякі загальні рекомендації щодо покращення вашої системи управління замовленнями в Shopify. Давайте розглянемо найефективніші з них:
- Перевірка запасів: плануйте регулярні перевірки запасів, щоб переконатися, що фізичні запаси відповідають даним про запаси в системі.
- Навчіть свою команду: добре навчений персонал робить менше помилок, прогнозує або помічає помилки та швидко їх виправляє.
- Двічі перевіряйте товари перед відправкою: щоб запобігти дорогим поверненням, переконайтеся, що ваша команда завжди перевіряє товари перед відправкою.
- Розумно вибирайте компанію доставки: надійність, вагові можливості, зона покриття та швидкість доставки – це основні аспекти, які слід враховувати.
- Використовуйте прогнозування попиту: переглядайте аналітику продажів, щоб виявити сезонні тенденції та прогнозувати майбутній попит на ваші товари.
- Автоматизуйте, де це можливо: пришвидшіть обробку замовлень, скоротивши час, який ваші співробітники витрачають на повторювані завдання.
- Будьте прозорими з клієнтами: навіть якщо щось піде не так, будьте чесними зі своїми клієнтами та забезпечте чітке спілкування. Чесність будує довіру.
- Плавне керування поверненнями: швидко реагуйте на запити на повернення та переконайтеся, що ваша політика повернення зрозуміла та легкодоступна.
Як ви могли помітити, обробка замовлень у Shopify виходить далеко за рамки простої доставки замовлень. Це комплексна стратегія з системою. Вона не тільки допомагає вам керувати запасами та координувати процеси магазину, але й будує довіру та лояльність ваших клієнтів.
Однак іноді навіть найкращої системи у світі недостатньо, коли щось йде не так. Особливо, коли у ваших клієнтів виникають проблеми з оформленням замовлення, застосуванням знижок або завершенням оформлення замовлення.
Але не забувайте про безпеку: знайдіть спосіб відстежувати користувачів-адміністраторів, які увійшли як клієнти, щоб забезпечити прозорість та уникнути несанкціонованої діяльності.
Найчастіші запитання
