Що таке POS система та як вона працює?

Незважаючи на те, що існує значна кількість онлайн магазинів, які з’являються регулярно, це не означає, що роздрібна торгівля відходить на другий план. За даними Zippia, світові роздрібні продажі станом на 2022 рік оцінюються в 26,7 трлн доларів.

Тож не варто зволікати зі створенням роздрібного магазину, оскільки ця сфера видається досить перспективною. Єдине, що може викликати труднощі на вашому шляху, це система POS. Може бути складно обрати, яка POS-система найкраща для обробки платежів, здійснення продажів і керування продукцією.

Point of sale, POS, POS-система і система point of sale — усі ці терміни дещо заплутують.

У цій статті ми проллємо світло на те, що таке система POS, як вона працює та навіщо вона потрібна для вашого роздрібного бізнесу. Тому, після прочитання, ви матимете чітке розуміння цієї концепції.

Що таке POS-система?

POS-система — це поєднання програмного (software) й апаратного забезпечення (hardware), яке використовується для централізації бізнес-операцій, прийому платежів, керування продажами, продукцією, сесіями персоналу, клієнтами тощо.

Незважаючи на те, що термін POS-система використовується для позначення касового апарату, сучасні POS-системи базуються на програмному забезпеченні. Це дозволяє використовувати їх на будь-якому пристрої: планшеті, смартфоні чи комп'ютері.

З огляду на це, фізична POS або ж point of sale позначає точку, де ви оформляєте замовлення своїх клієнтів, наприклад, на касі. Але цифрова POS — це програмне забезпечення, яке використовує касир, щоб обслуговувати клієнтів і реєструвати їхні продажі.

Завдяки POS-системі, ви можете бути певні, що жоден товар не загубиться, а під час оформлення не виникатиме помилок чи прорахунків.

Яка різниця між POS і POS-системою?

Дуже часто можна побачити термін "POS", що вживається без слова "система". А також скрізь з’являється така фраза, як "point of sales". Це ускладнює ситуацію й змушує вас думати, чи їхнє значення одне й те саме, чи між цими термінами існує певна різниця.

Насправді, відміність все ж є. 

1The point of sale (POS)
— це місце у вашому роздрібному магазині, де завершується транзакція. Його іноді називають point of purchase. Отже, це фізична локація, де клієнти оплачують своє замовлення, наприклад каса.
2Point of sale system (POS-система)
— це технологія, яку касири використовують для прийому платежів і їх відстежування. Ви можете розглядати це як термінал, який продавці застосовуть для завершення продажу.

Тож єдина відмінність між POS та POS-системами полягає в тому, що перше — це локація, а друге — це технологія. Ці поняття схожі, проте не ідентичні.

Як працює POS-ситема?

Вам не потрібно володіти певними особливими навичками, щоб керувати POS і вивчити, як працює POS-система. В основному клієнти вирішують купити ваші продукти, POS розраховує остаточну ціну, клієнти платять, і покупка завершується. Ось як виглядає процес POS:

1. Клієнти вирішують придбати вашу продукцію

Переглядаючи ваші товари, клієнти обирають, що придбати. Вони також можуть попросити персонал магазину перевірити для них ціни чи наявність товару (наприклад, інших кольорів або розмірів). Тоді торговий персонал використовує сканер штрих-кодів, щоб додати продукти до їхнього кошика.

Оскільки сучасні POS-системи повністю цифрові, ви можете оформляти замовлення клієнтів за допомогою телефону або планшета. З огляду на це, деякі POS-системи навіть дозволяють використовувати камеру телефону або планшета для сканування та додавання продуктів у кошик.

2. POS обчислює загальну ціну

Після додавання всіх продуктів у кошик POS-система розраховує загальну ціну з урахуванням податків. На цьому етапі торговий персонал також може застосовувати знижки та подарункові сертифікати. Потім система оновлює продукцію, щоб відобразити проданий товар.

3. Клієнти оплачують покупки

Щоб завершити покупку, клієнт оплачує продукт за допомогою дебетової або кредитної картки, готівки, loyalty points або цифрового гаманця. Якщо клієнти платять готівкою, система POS розраховує решту автоматично. У випадку використання картки, банк клієнта повинен авторизувати транзакцію.

4. POS-транзакцію завершено

Після завершення транзакції, POS-транзакція вважається виконаною. Останнє, що вам потрібно зробити, це роздрукувати чек або надіслати його клієнтам на електронну пошту. Передайте продукт покупцю, і процес продажу вважатиметься офіційно завершеним.

POS system process example

Здається, все дуже просто, чи не так?

Однак реальність може видатися дещо складнішою, оскільки весь процес залежить від того, чи керуєте ви лише роздрібним магазином, лише онлайн-магазином чи обома.

Якщо ви керуєте як онлайн-, так і офлайн-магазинами, POS-система синхронізуватиме вашу продукцію, щоб жодному з ваших клієнтів, онлайн чи офлайн, не доводилося стикатися з відсутністю певних товарів в наявності.

Що таке апаратне забезпечення POS-системи?

Незважаючи на те, що кожна POS-система поєднує апаратне та програмне забезпечення, програмне забезпечення, як правило, надається певним брендом і є сумісним з різним апаратним забезпеченням. Дуже рідко постачальники програмного забезпечення вимагають певного апаратного забезпечення.

Point of Sale System Setup

Є п’ять основних компонентів, які ми наполегливо рекомендуємо мати кожному фізичному магазину.

Отже, давайте розглянемо список апаратного забезпечення, з яким має бути сумісною POS-система.

  • Планшет або смартфон — ці два пристрої зараз дуже популярні в роздрібній торгівлі, оскільки вони дозволяють персоналу швидко фіналізувати продажі. Ви можете приймати платежі та завершувати транзакції, не змушуючи клієнтів чекати в черзі.
  • Сканер штрих-кодів — сканер штрих-кодів — це дійсно швидкий спосіб дізнатися деталі продукту, як-от наявність чи ціну. Вам просто потрібно відсканувати продукти. Це значно швидше, ніж використання панелі пошуку для того, щоб знайти їх вручну.
  • Платіжний термінал — таке обладнання необхідне для прийому платежів. Воно допомагає клієнтам безпечно оплачувати покупки за допомогою кредитної картки або безконтактних платежів, таких як Apple Pay або чіпова картка.
  • Чековий принтер — чековий принтер може здатися не таким необхідним, але він справді важливий, якщо ви хочете передавати клієнтам роздруковані чеки, а не надсилати їх електронною поштою.
  • Касовий апарат — касовий апарат — це безпечне місце для зберігання готівки, навіть якщо ви приймаєте безконтактні платежі або платежі карткою. Ми рекомендуємо мати такий пристрій у вашому роздрібному магазині.

Що таке програмне забезпечення POS-системи?

Вам справді потрібне апаратне забезпечення, щоб налаштувати POS у вашому роздрібному магазині. Але воно не матиме сенсу без програмного забезпечення POS, яке надає повний контроль над процесом.

Зазвичай програмне забезпечення POS може бути on-premise або cloud-based.
1On-premise програмне забезпечення POS 
— не має підключення до інтернету. Воно використовує хмарну систему, щоб зберігати всю інформацію в магазині. Однак такий підхід вимагає прив’язки до менеджера магазину або ІТ-фахівця, який повинен його постійно контролювати.
2Cloud-based програмне забезпечення POS
— для роботи потребує підключення до інтернету. Зазвичай вам потрібно вносити оплату, фіксовану або щомісячну, за використання cloud-based сервісу. Відповідно, оновлення та виправлення  надаються постачальником програмного забезпечення POS, яке зберігає дані та надає доступ до них з будь-якої точки.

Загальні функції POS 

Перш ніж почати шукати найкращу POS-систему для свого роздрібного магазину, ви повинні знати, що вона використовується не лише для прийому платежів. Існує безліч функцій, які може запропонувати POS, щоб забезпечити спрощений процес продажу.

1. Обробка платежів

Знову ж таки, оплата є однією з основних функцій будь-якої POS-системи. Тому ви повинні переконатися, що вона пропонує вам якомога більше способів оплати: готівка, чіп-картки, кредитні картки, онлайн-транзакції (через веб-сайт онлайн магазину) і безконтактні платежі.

2. Керування продуктами

Наступна важлива річ, яку повинна мати ваша POS — це можливість відстежувати продажі. Вона повинна реєструватися, після продажу продукту, щоб обчислити кількість продуктів, що залишилися в навності.

POS має точно фіксувати кількість придбаних товарів, щоб ви не зіткнулися з ситуацією, коли їх немає на складі.

Деяке програмне забезпечення може навіть повідомляти вам, про закінчення певних товарів, щоб ви могли вчасно поповнити резерви.

3. Звітування

Звітування є ключовим елементом ефективної бізнес-стратегії. Більшість POS-систем оснащені функцією звітності POS, яка допомагає відстежувати кількість ваших продажів в різних місцях у певний момент дня, щодня чи щокварталу.

Це допоможе вам приймати кращі бізнес-рішення та оцінювати, який із ваших роздрібних магазинів працює краще, ніж інші, щоб скоригувати вашу стратегію.

4. Керування персоналом

POS-система має дозволяти вам створювати облікові записи для кожного співробітника у вашому роздрібному магазині, щоб вони могли входити в систему та виходити з неї. Це дає змогу побачити, хто відповідає за які продажі на різних локаціях. Це також корисно, якщо ви хочете стежити за продуктивністю працівників.

5. Чеки 

Чеки — це цифрові або паперові свідчення придбаного товару, які полегшують обробку відшкодувань. Окрім того, що ви пропонуєте чек, ви видаєтесь надійним брендом для своїх клієнтів. Тому переконайтеся, що обрана вами система POS надає вам можливість інтегрувати принтер і друкувати чеки.

6. Керування відносинами з клієнтами

Останнє, проте не менш важливе зауваження, інструменти custom relationship management (CRM) допомагають відстежувати, що саме придбали клієнти і коли вони це зробили. Збір цих даних дає змогу зрозуміти поведінку клієнтів і допомагає персоналізувати ваші послуги, маркетинг і комунікацію в усіх роздрібних магазинах.

Синхронізуйте онлайн- і офлайн-магазини

Якщо ви хочете керувати своїми онлайн- і офлайн-магазинами та синхронізувати дані про замовлення та продукцію, ви також можете використовувати POS. Ми пропонуємо POS-систему для Magento зі зручним дизайном, легким керуванням продажами, автоматичною синхронізацією даних і багатьма іншими функціями.

(4)

Magento POS System — це надійне рішення, яке дає змогу зберігати дані ваших онлайн- і офлайн-магазинів в одному місці, щоб забезпечити різносторонній досвід покупок. Інтеграція Magefan POS усуває різницю між усіма вашими фізичними магазинами. Вона забезпечує безпроблемне керування запасами продуктів та продажами.

 

Ви можете використовувати цю веб-систему Magento POS на різних пристроях, у різних

0,00 грн
одноразовий платіж
Завантажити зараз Онлайн демо

Це програмне забезпечення допоможе вам створити зручну взаємодію з клієнтами в онлайн- та офлайн-магазинах, водночас керуючи всіма даними та звітами про продажі в одному місці.

Створіть касирів, додайте термінали та інтегруйте різні пристрої для сканування карток, щоб забезпечити безперебійний процес як для клієнтів, так і для вашого персоналу.

Якщо ви працюєте з Magento 2, протестуйте POS-систему Magefan на нашому демо.

  • Що таке POS-система?

    POS-система — це поєднання програмного та апаратного забезпечення, яке використовується для прийому платежів, керування продукцією, продажами, відділами клієнтів і персоналу у вашому магазині.

  • У чому відмінність між Point of Sale і POS-системою?

    У той час як point of sale стосується місця, де відбувається транзакція, POS-система – це технологія, яка допомагає персоналу завершувати ці транзакції та відстежувати продажі.

  • Що таке апаратне забезпечення POS-системи?

    Щоб використовувати POS-систему, вам потрібні п’ять основних типів апаратного забезпечення: планшет або смартфон, сканер штрих-кодів, чековий принтер, платіжний термінал і касовий апарат.